Un séminaire peut remplir plusieurs objectifs pour l’entreprise. Parfois, on l’organise pour favoriser la cohésion et l’intégration des salariés en vue de promouvoir l’esprit d’équipe et mobiliser facilement l’intelligence collective. Il arrive également qu’une entreprise propose un séminaire de formation pour ses collaborateurs ou un séminaire de direction pour échanger autour d’une décision stratégique à prendre. Mais, quel que soit le but, l’organisation d’un tel événement reste un casse-tête. Alors, comment le préparer correctement et le réussir ?
Effectuer les réservations des mois à l’avance
Tout organiser au dernier moment est la première chose à éviter pour réussir un séminaire. Vous risquez en effet de vous retrouver avec une salle inadaptée, parce que la plupart sont déjà réservées, ou des équipements insuffisants. Pour éviter de telles situations, il est nécessaire de tout réserver des mois à l’avance, dès l’instant où la date du séminaire est confirmée. Commencez donc par chercher un lieu adapté et réservez directement celui qui vous correspond. Entrez également en contact avec un prestataire événementiel, sur le site https://www.a-live.fr/ par exemple, pour obtenir les équipements audiovisuels nécessaires à votre animation.
Élaborer le planning en amont
Un séminaire réussi, c’est une journée bien organisée où les participants suivent un planning bien précis. Mais ceci n’est pas possible sans une bonne préparation en amont. Aussi, des jours avant votre séminaire, vous devez mettre le planning en place. Vous devez déterminer à quelle heure vous allez commencer, combien de temps va durer chaque conférence ou chaque activité, qui seront les intervenants et à quelle heure les pauses auront lieu.
Entre chaque activité, il faut également prévoir une marge de manœuvre pour gérer les imprévus et le test matériel (rétroprojecteur, micro, enceintes audio actives, spots, etc.). Espacez les conférences d’une demi-heure par exemple, au cas où la précédente durerait plus longtemps que prévu.
Communiquer sur l’événement
La communication est capitale pour tout événement professionnel, que vous souhaitiez inviter des intervenants externes ou uniquement vos collaborateurs.
Vous devez ainsi envoyer vos invitations plusieurs mois à l’avance. N’oubliez pas d’y inclure les coordonnées des personnes à contacter pour obtenir des informations supplémentaires ou pour prévenir d’une absence. Si possible, précisez également le programme, ou du moins le thème et les activités prévues. Si l’une d’entre elles nécessite le port d’une tenue spécifique, vous devez le mentionner dans votre invitation. Tout ceci évitera les mauvaises surprises qui peuvent mettre l’ambiance à mal.
Faites une dernière vérification la veille du jour J
Une visite des lieux sera nécessaire la veille de l’événement pour être sûr que tout est bien en place, la sonorisation ou le mobilier par exemple. Si vous avez prévu de présenter une prestation artistique, une répétition sera également utile, à réaliser de préférence sur le lieu même du séminaire et en conditions réelles (éclairage, son, etc.).
Faire appel à des professionnels de l’événementiel vous permettra de disposer d’une équipe capable d’installer, mais également de démonter les équipements. Pensez à faire intervenir une équipe de nettoyage après le séminaire afin de rendre les locaux dans l’état où on vous les a prêtés.
Une fois l’événement terminé, n’oubliez pas de faire parvenir un mot de remerciement aux participants. Vous pouvez même leur envoyer quelques photos, publier un communiqué sur vos réseaux pour exprimer votre satisfaction devant le succès de l’événement et leur témoigner votre gratitude.
